Sachbearbeiter / Sachbearbeiterin Ausbildung & Beruf

Wenn du Sachbearbeiter bzw. Sachbearbeiterin werden willst, hast du die Qual der Wahl: In so gut wie allen Branchen werden Sachbearbeiter gebraucht. Aber was genau sind dann deine Aufgaben? Was kannst du verdienen? Und wie wird man eigentlich Sachbearbeiter?

Als Sachbearbeiter bezeichnet man eine Person, die in Unternehmen oder öffentlichen Einrichtungen für die Bearbeitung von spezifischen Aufgaben zuständig ist. Welche Aufgaben das sind, lässt sich nicht allgemein sagen: Die Tätigkeitsfelder von Sachbearbeitern und Sachbearbeiterinnen sind extrem unterschiedlich – je nach Branche und Unternehmen, in dem sie beschäftigt sind.

In kleinen Unternehmen übernimmst du oft ein breiteres Aufgabenspektrum, während Du in größeren Firmen meist spezialisierte Tätigkeiten ausübst. Zu den Aufgaben eines Sachbearbeiters können z. B. gehören:

In welchen Branchen kann man als Sachbearbeiter arbeiten?

Es gibt kaum Branchen, in denen keine Sacharbeiter gebraucht werden. Besonders häufig sind Jobs aber im öffentlichen Dienst, bei Versicherungen und Banken, in der Industrie, im Handel, in der Logistik sowie in der IT- und Telekommunikationsbranche.

Braucht man eine Ausbildung, um Sachbearbeiter zu werden?

Das Wichtigste vorweg: Es gibt in Deutschland keine offizielle Ausbildung zum Sachbearbeiter.

Trotzdem ist eine Ausbildung eine gute Basis: Viele Unternehmen suchen nach Bewerbern mit einer kaufmännischen Ausbildung oder einem Studienabschluss im kaufmännischen Bereich (wie z. B. BWL). Aber auch als Quereinsteiger hast du Chancen auf einen Job, wenn du über entsprechende Berufserfahrung und Kompetenzen verfügst. 

Ausbildungen, die du machen kannst, um später als Sachbearbeiter oder Sachbearbeiterin zu arbeiten, sind zum Beispiel:

• Kauffrau/-mann für Büromanagement
• Bankkaufmann/-frau
• Steuerfachangestellte/r
• Buchhalter/in

Einen festgeschriebenen Weg zum Sachbearbeiter gibt es nicht. Du kannst eine Ausbildung machen, studieren oder dein Glück als Quereinsteiger versuchen. Grundsätzlich kann man aber sagen, dass erste Berufserfahrung – beispielsweise durch Praktika – sehr wichtig ist. 

Das liegt daran, dass es keine offizielle Ausbildung zum Sachbearbeiter gibt und du den Beruf ja irgendwie kennenlernen musst. Das geht natürlich auch durch ein intensives Einarbeiten – logischerweise stellen Unternehmen aber lieber Bewerber ein, die direkt mit der Arbeit loslegen können.

Welche Voraussetzungen muss ich erfüllen, um Sachbearbeiter zu werden?

Neben den sogenannten Hard Skills wie einer abgeschlossenen Ausbildung oder einem Studienabschluss benötigst du auch einige Soft Skills, um eine erfolgreiche Karriere als Sachbearbeiter bzw. Sachbearbeiterin zu starten. Dazu gehören unter anderem:

• Organisationstalent
• strukturierte Arbeitsweise
• Eigenständigkeit
• Teamfähigkeit
• Gute Kommunikationsfähigkeiten

Wie lange dauert eine Ausbildung zum Sachbearbeiter?

Die Dauer einer Ausbildung zum Sachbearbeiter kann ganz unterschiedlich ausfallen, da es den Beruf in vielen verschiedenen Branchen gibt und keine einheitliche Ausbildung existiert. 

Viele Sachbearbeiterpositionen erfordern eine kaufmännische Ausbildung, die in der Regel drei Jahre dauert. Zudem bieten Fachhochschulen und Universitäten Bachelor-Studiengänge an, die für eine Tätigkeit als Sachbearbeiter relevant sein können. Diese Studiengänge dauern meistens drei bis vier Jahre. In beiden Fällen solltest du danach noch etwas Zeit für Praktika einplanen. 

Je nachdem, welchen Weg du einschlägst, dauert deine Ausbildung zum Sachbearbeiter zwischen drei und fünf Jahren.

Was du während der Ausbildung zum Sachbearbeiter verdienst, hängt wie auch die Dauer deiner Ausbildungszeit von deinem eingeschlagenen Weg ab: Studierst du BWL oder ein anderes kaufmännisches Studienfach, bekommst du kein Gehalt – es sei denn, du entscheidest dich für ein duales Studium. 

Entscheidest du dich für eine kaufmännische Ausbildung, wirst du bezahlt. Bei einer Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement liegt das Brutto-Durchschnittsgehalt beispielsweise bei 649 Euro bis 1.060 Euro im ersten, 766 Euro bis 1.187 Euro im zweiten und 850 Euro bis 1.261 Euro im dritten Ausbildungsjahr.

Wie viel verdient ein ausgebildeter Sachbearbeiter?

Das Gehalt eines ausgebildeten Sachbearbeiters ist von mehreren Faktoren abhängig. Zum Beispiel: 

• Branche
• Berufserfahrung
• Größe des Unternehmens
• Region

Im Durchschnitt erhält ein Sachbearbeiter bzw. eine Sachbearbeiterin in Deutschland als Einstiegsgehalt rund 2.500 Euro bis 3.000 Euro brutto im Monat. 

Mit zunehmender Berufserfahrung und Spezialisierung kann das Gehalt auf bis zu 4.000 Euro oder mehr ansteigen. Zusätzliche Qualifikationen und Weiterbildungen können auch zu einem höheren Verdienst beitragen. Ebenso wie eine verantwortungsvollere Position im Unternehmen.

Wenn du eine Bewerbung für einen Job als Sachbearbeiter schreibst, solltest du besonders viel Wert auf deine fachlichen Qualifikationen und deine für die Stelle relevante berufliche Erfahrung legen. Gehe auf beides schon im Anschreiben ein. 

Zwei weitere Punkte sollte dein Bewerbungsanschreiben auf jeden Fall enthalten: 

1. Welche Soft Skills besitzt du, die für den Job relevant sind? 
2. Was ist deine Motivation, Sachbearbeiter zu werden?

Belege deine angegebenen Soft Skills auf jeden Fall auch mit Beispielen aus deiner Vergangenheit.

Abgesehen davon gilt bei der Bewerbung um eine Stelle als Sachbearbeiter dasselbe wie bei jeder anderen Bewerbung. Was das ist, erfährst du in unserem umfangreichen Bewerbungsratgeber: