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Wirtschaftsassistent/in / Kaufmännische/r Assistent/in

Organisatorisches Genie, Schnittstelle zwischen Bereichen und Mitarbeitern, Event-Manager, Buchhalter – für Wirtschaftsassistenten, die auch kaufmännische Assistenten genannt werden, gibt es viele passende Bezeichnungen. Grund dafür ist der Kern der Ausbildung, denn der liegt in der Büroarbeit. Und weil in jedem Unternehmen und in jeder Branche organisatorische Aufgaben anfallen, wird die Ausbildung mit vielen verschiedenen Schwerpunkten angeboten.

Was macht ein Wirtschaftsassistent?

Sekretariatsaufgaben: Schriftlich und telefonisch sind Wirtschaftsassistenten für Kunden und Ansprechpartner erreichbar. Sie koordinieren Anfragen, setzen offizielle Schreiben auf und unterstützen so die Verwaltung im Unternehmen und ihre Vorgesetzten.

Buchhaltung und Rechnungswesen: Wirtschaftsassistenten können Buchhaltungsvorgänge bearbeiten, kaufmännische Aufgaben in der Kosten- und Leistungsrechnung übernehmen und Daten erfassen sowie auswerten. Dabei kommen spezielle EDV-Programme zum Einsatz – Rechnungsbeträge werden mit ihnen z. B. ausgewertet und weiterverarbeitet.

Informationsverarbeitung: Ob Office-Paket oder Anti-Viren-Software, Wirtschaftsassistenten richten neue Computer problemlos ein. Ebenso beantworten sie Fragen zur Soft- und Hardware und unterstützen das Team als technischer Support. Voraussetzung dafür: Die Ausbildung wurde mit dem Schwerpunkt Informationsverarbeitung gemacht.

Übersetzungen: Briefe und Dokumente für ausländische Kunden übersetzen, dolmetschen oder Telefonate in einer Fremdsprache führen – das machen Wirtschaftsassistenten, die sich auf den Bereich Fremdsprachen spezialisiert haben.

Medien- und Eventorganisation: Bei Medienproduktionen für Film, TV oder Internet sowie bei der Eventplanung in der Musikindustrie übernehmen Wirtschaftsassistenten vor allem organisatorische Aufgaben. Dann fragen sie Termine und Locations an, erstellen Zeitpläne, beschaffen Rechte und Lizenzen oder prüfen Finanzierungsmöglichkeiten für ganze Projekte.

Werbung und Marketing: Mit einem entsprechenden Schwerpunkt können Wirtschaftsassistenten auch Werbe- oder Marketingmaßnahmen für eine bestimmte Zielgruppe entwickeln oder die Umsetzung betreuen. Ebenso zählen das Erstellen von Konzepten oder die Durchführung von Erfolgs- oder Zielgruppenanalysen zum Aufgabenbereich.

Was ist der Unterschied zwischen einem kaufmännischen Assistenten und einem Wirtschaftsassistenten?

Die Ausbildung ist landesrechtlich geregelt, das bedeutet, dass je nach Bundesland Name und auch Dauer der Ausbildung variieren können. Hinter beiden Bezeichnungen verbirgt sich aber die gleiche Ausbildung. Du wirst also entweder staatlich geprüfter Wirtschaftsassistent oder staatlich geprüfter kaufmännischer Assistent.

Warum sollte man Wirtschaftsassistent werden?

Der organisatorische Aufgabenbereich eines Wirtschaftsassistenten ist so breit aufgestellt, dass man in diesem Beruf in fast jeder Branche eine Anstellung findet. Ein weiterer Grund für diesen Karriereweg: Man erhält mit dem Abschluss die Fachhochschulreife und hat damit die Berechtigung, an einer Fachhochschule zu studieren oder innerhalb von einem Jahr das Abitur an einer Wirtschaftsschule zu machen. Die Ausbildung bietet sich also auch für diejenigen Schüler an, die im Wirtschaftsbereich Fuß fassen wollen, ohne das Abitur zu haben.

Wo kann ich als Wirtschaftsassistent arbeiten?

Je nach Schwerpunkt kannst du als Wirtschaftsassistent in Unternehmen aller Art arbeiten. Der Schwerpunkt liegt jedoch immer auf der Büroarbeit, wodurch Wirtschaftsassistenten vor allem am Schreibtisch zu finden sind. Stehen Events- oder Veranstaltungen, wie zum Beispiel Dreharbeiten, auf dem Programm, besichtigen sie auch Locations oder helfen bei der Durchführung vor Ort.

Wie sind die Arbeitszeiten als Wirtschaftsassistent?

Üblich ist eine 37- bis 40-Stunden-Woche mit festen Arbeitszeiten oder Gleitzeitmodellen. Im Eventbereich können die Arbeitszeiten abweichen, wenn zum Beispiel die Anwesenheit bei Veranstaltungen nötig ist. Dann ist auch Arbeit am Wochenende und abends möglich.

Welche Arbeitskleidung tragen Wirtschaftsassistenten?

In den meisten Firmen ist lockere Kleidung im Casual-Style üblich – also bequeme Jeans, Sneaker, Hemden, Blusen, Shirts und Pullover. Bei direktem Kundenkontakt darf die Kleidung auch schicker ausfallen, zum Beispiel kannst du ein Sakko oder einen Blazer über dein Hemd tragen.

Was muss ich für ein Typ sein, um Wirtschaftsassistent zu werden?

Organisationstalent: Telefonate entgegennehmen, den Schriftverkehr regeln, Mitarbeitern assistieren – hierfür ist grundlegende Organisationsstärke notwendig.

Macher: Du arbeitest mit viel Eigeninitiative und bist sehr selbstständig. Ob deine Aufgaben hohe Konzentration erfordern oder ganz praktisch sind – du erledigst sie gründlich und gewissenhaft.

Teamplayer: Als Wirtschaftsassistent arbeitest du mit vielen anderen Menschen unterschiedlicher Bereiche zusammen. Austausch und gegenseitiges Unterstützen ist daher wichtig. Gut also, wenn du ein Teamplayer und kein Einzelgänger bist.

Wie läuft die Ausbildung als Wirtschaftsassistent ab?

Die Ausbildung ist schulisch und findet an staatlichen oder privaten Berufsfachschulen statt. Hier lernen angehende Wirtschaftsassistenten im Klassenverband. Unterschieden wird bei den Unterrichtsinhalten zwischen dem allgemeinbildenden Bereich, also Fächern wie Deutsch und Wirtschaft, und dem berufsbezogenen bzw. berufsbildenden Lernbereich. Dieser setzt sich aus dem jeweiligen Schwerpunkt der Ausbildung zusammen. Neben der Theorie absolvieren die Auszubildenden ein Betriebspraktikum, das in der Regel acht Wochen dauert. Alles in allem beträgt die Ausbildungsdauer zwei Jahre, bei wenigen Schwerpunkten können es auch drei bis vier Jahre sein. Die Ausbildung ist landesrechtlich geregelt, das heißt, je nach Bundesland kann es Abweichungen in der Umsetzung geben.

Was lerne ich in der Berufsschule?

Der allgemeinbildende Bereich setzt sich aus den Fächern Deutsch/Sprache/Kommunikation, Politische Bildung/Wirtschaft und (Fach-)Englisch zusammen. Diese Fächer hast du unabhängig vom Schwerpunkt und während der gesamten Ausbildungszeit. Machst du mit der Ausbildung auch das Fachabi, steht darüber hinaus ein Wahlpflichtfach aus dem Bereich Mathe/Naturwissenschaft/Technik auf dem Programm. Je nach Berufsschule können auch weitere Fächer wie Religion oder Sport im allgemeinbildenden Teil unterrichtet werden. Der berufsbildende Bereich richtet sich nach dem jeweiligen Schwerpunkt der Ausbildung:

Medien, Musik und Werbung: Multimediale Informationsverarbeitung, Marketing, Kostenrechnung und Controlling, Textverarbeitung, Social-Media-Marketing, Musik- oder Eventmanagement – diese Fächer hast du, wenn du den Bereich Medien, Musik und Werbung als Schwerpunkt wählst. Du lernst zum Beispiel, wie Konzepte entwickelt und welche Programme dafür genutzt werden.

Büro/Sekretariat, Betriebswirtschaft, Rechnungswesen Betriebswirtschaftslehre, Rechnungswesen, Bürowirtschaft, Textverarbeitung, VWL, Wirtschaftsrecht, Rechnungswesen und Personalverwaltung zählen zu deinen Fächern im Schwerpunkt Büro/Sekretariat, Betriebswirtschaft, Rechnungswesen. Hier lernst du Buchhaltungssoftware und Programme zur Daten- und Textverarbeitung kennen. Zudem erfährst du, wie man mit Excel eine Tabelle aufsetzt und mit Hilfe von Microsoft Word Serienbriefe erstellt und versendet. Auch das Erstellen von Jahresabschlüssen lernst du in deiner Ausbildung.

Fremdsprachen Übersetzungen und Textverarbeitung fremdsprachiger Texte, Grundkenntnisse nationaler und internationaler Vorschriften und wirtschaftlicher Besonderheiten sind im Fremdsprachen-Schwerpunkt deine Lerninhalte. Neben Englisch können je nach Unternehmen auch Spanisch, Französisch oder andere Sprachen gewählt werden. Du wirst damit auf die Arbeit im internationalen Umfeld vorbereitet und lernst, in einer Fremdsprache schriftlich und mündlich sicher zu kommunizieren.

Informatik Mathematik, Betriebsinformatik, Prüf- und Steuerungstechnik – diese Fächer werden im Schwerpunkt Informatik unterrichtet. So lernst du zu prüfen, welche Software für welche Anforderung die richtige ist, wie Computer mit einem Netzwerk verbunden und wie Betriebssysteme konfiguriert werden.

Wie läuft das Betriebspraktikum ab?

Du wendest dein Wissen aus dem Theorieunterricht praktisch an und bekommst vorwiegend organisatorische Aufgaben deinem Schwerpunkt entsprechend zugewiesen. So setzt du zum Beispiel Schreiben auf, nimmst Telefonate entgegen oder fragst Termine an. Ein Ansprechpartner steht dir dabei zur Seite.

Habe ich nach der Ausbildung das Fachabitur?

Nicht automatisch, die meisten Schulen bieten dir aber die Möglichkeit, die Fachhochschulreife während der Ausbildung zu erwerben, indem du ein weiteres Wahlpflichtfach belegst. Damit kannst du entweder an einer Fachhochschule studieren oder innerhalb von einem Jahr an einer Wirtschaftsschule das Abitur erwerben. Damit eignet sich die Ausbildung besonders gut für junge Leute, die in der Wirtschaftsbranche fußfassen und ihre Qualifikationen erweitern wollen.

Kann ich während der Ausbildung zum kaufmännischen Assistenten noch andere Qualifikationen erwerben

Manche Schulen bieten neben der Ausbildung zum kaufmännischen Assistenten weitere Qualifikationen an, die man parallel erwirbt – zum Beispiel zum Marketing Manager. Dabei liegt der Schwerpunkt, wie der Name schon sagt, im Bereich Marketing und Management. Auszubildende lernen, wie man Marketingstrategien ausarbeitet und umsetzt und setzen sich mit Eventmanagement, Projektmanagement und internationalem Management auseinander.

Eine Ausbildungsvergütung erhält man in der Regel nicht, da die Ausbildung nicht in einem Betrieb, sondern in einer Fachschule stattfindet. An öffentlichen Schulen wird kein Schulgeld erhoben, Kosten können aber für Materialien oder Anfahrt und Unterbringung anfallen. Private Schulen können Gebühren verlangen. Diese liegen zwischen 60 und 200 Euro im Monat – gegebenenfalls kann man als Auszubildender Schüler-BAföG beantragen.

Wie viel kann ich als Wirtschaftsassistent später verdienen?

Was du nach deiner Ausbildung verdienst, hängt von der Branche, dem Unternehmen und deinem Aufgabenbereich ab. Oftmals wird dein Gehalt tariflich geregelt. Die Einstiegsgehälter liegen hier in einem Bereich zwischen 1800 und 2200 Euro brutto im Monat.

Ohne Tarifbindung liegen die Einstiegsgehälter zwischen 1700 und 2200 Euro brutto. Nach drei bis fünf Jahren sollte sich dein Gehalt auf 2200 bis 2600 Euro gesteigert haben.

Welche Fort- und Weiterbildungen gibt es?

Studium Erwirbt man mit dem Ausbildungsabschluss auch das Fachabitur, hat man die Möglichkeit, ein Studium an einer Fachhochschule zu beginnen. Beliebte Studienfächer sind Wirtschaftswissenschaften, Volkswirtschaftslehre, Betriebswirtschaft und Controlling.

Spezialisierung Weiterbildungen gibt es zum Beispiel in den Bereichen (IT-)Projektmanagement, Software-Entwicklung, Volks- oder Betriebswirtschaft und Qualitätssicherung. Staatliche und private Berufsfachschulen sind die Anlaufstellen. Die Weiterbildungskurse dauern in der Regel wenige Wochen. Möglich ist es zum Beispiel, seine Präsentationskenntnisse zu trainieren und sich hierfür in Programme wie Microsoft PowerPoint einzuarbeiten. Zudem kann man die eigenen rhetorischen Fähigkeiten schulen. 

Aufstiegsweiterbildung Besonders bekannt sind die Weiterbildungen zum Fach- oder Betriebswirt. Mit dem gewählten Schwerpunkt im Bereich IT ist auch eine Techniker-Weiterbildung möglich – danach übernimmt man in der Regel im gewohnten Bereich eine höhere Position mit mehr Verantwortung.

Wie sind die Zukunftsaussichten als Wirtschaftsassistent? Kein Unternehmen kommt ohne gute organisatorische Strukturen aus. Assistenten sind daher in allen Bereichen begehrt. Da sie in fast jeder Unternehmensform und in unterschiedlichen Branchen arbeiten können, haben sie gute Chancen, schnell ein Arbeitsverhältnis zu finden. Durch zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten und den Erwerb der Fachhochschule sind auch die Aufstiegschancen gut.

Was du bei der Bewerbung als  Wirtschaftsassistent/in / Kaufmännische/r Assistent/in beachten musst.

Welchen Schulabschluss brauche ich für die Ausbildung als Wirtschaftsassistent?

In der Regel wird ein mittlerer Schulabschluss (Realschulabschluss) vorausgesetzt.

Pflichtelement: Relevante Schulfächer Deutsch: Ein guter Ausdruck in Wort und Schrift erleichtert die Kommunikation – ganz gleich, ob diese telefonisch, persönlich oder schriftlich stattfindet. Rechtschreibfehler in wichtigen Briefen und Dokumenten passieren dir mit sehr guten Deutschkenntnissen so schnell nicht.

Englisch: Nicht nur bei der Spezialisierung auf Fremdsprachen sind gute Englischkenntnisse ein Vorteil. Auch internationale Unternehmen stellen bevorzugt Bewerber mit Sprachkenntnissen ein, zudem wird in der Medienbranche viel auf Englisch kommuniziert.

Informatik: Wählst du einen IT-Schwerpunkt, punktest du, wenn du das Fach Informatik in der Schule hattest, und schon erste Kenntnisse im Programmieren und Einrichten von PCs vorweisen kannst.

Gibt es Besonderheiten bei der Bewerbung?

Bei einer schulischen Ausbildung gibt es Abweichungen im Bewerbungsverfahren. So benötigst du häufig kein Anschreiben, sondern füllst einen Aufnahmebogen aus. Diesen sendest du mit deinem tabellarischen Lebenslauf und deinem beglaubigten Schulabschlusszeugnis an das Unternehmen. Manche Schulen verlangen darüber hinaus eine Kopie des Personalausweises und Passbilder. Die Bewerbung kann auf dem Postweg, per Mail oder über ein Online-Bewerbersystem erfolgen. Je nach Schule werden darüber hinaus Auswahlgespräche oder Auswahlverfahren, wie Eignungstests durchgeführt.