Ausbildung Kaufmann/-frau für IT-System-Management

Ob Hardware, Software oder Services: Der Kaufmann oder die Kauffrau für IT-System-Management (kurz auch KfIS genannt) ist Experte für den Vertrieb von IT-Dienstleistungen. Durch sein kaufmännisches Fachwissen und sein Branchen-Know-how weiß er genau, wie er die Dienstleistungen am besten vermarktet und an den Kunden bringt. Außerdem kümmert er sich um die Administration und das Management von IT-Systemen. Er ist der klassische Branchenkaufmann bzw. die -kauffrau für den IT-Bereich.

Info: Der Kaufmann für IT-System-Management ist ein Ausbildungsberuf, der seit August 2020 die Ausbildung zum IT-Systemkaufmann ersetzt. Neben dem Namen haben sich durch die Neuordnung auch einige Ausbildungsinhalte geändert. So sind beispielsweise Inhalte vom Informatikkaufmann in die Ausbildung mit eingeflossen.

Wie bei allen anderen IT-Berufen, die 2020 eine neue Ausbildungsordnung erhalten haben, spielen auch beim Kaufmann für IT-System-Management die Themen Datenschutz und IT-Sicherheit eine deutlich wichtigere Rolle als bisher. Außerdem beschäftigen sich Kaufleute für IT-System-Management mit folgenden Aufgaben.

• Kundenberatung: Wenn ein Unternehmen neue IT-Produkte benötigt oder Probleme mit seiner IT-Infrastruktur hat, ist der Kaufmann für IT-System-Management der erste Ansprechpartner. Er berät die Kunden professionell und sorgt dafür, dass diese mit den richtigen Produkten ausgestattet werden, um digital bestens aufgestellt zu sein.  
• Beschaffungsprozesse: Kaufleute für IT-System-Management kennen sich mit verschiedenen Vertragsarten für die Beschaffung von Hard- und Software aus. Manchmal ist es sinnvoll, Software, Hardware oder Services direkt zu kaufen, manchmal empfiehlt es sich, zu mieten und manchmal ist leasen die beste Lösung. Die KfIS erarbeitet und entscheidet, was sich am besten für den Kunden anbietet. Außerdem prüfen sie den Wareneingang und analysieren Einsparmöglichkeiten.  
• Absatzmarketing: Kaufleute für IT-System-Management analysieren Zielgruppen und erarbeiten konkrete Maßnahmen, um diese Zielgruppe mit konkreten Marketing-Maßnahmen zu erreichen. Ziel ist es, neue Kunden zu gewinnen, Bestandskunden zu binden und frühere Kunden zu reaktivieren.  
• Netzwerkinfrastruktur: Die Planung von Netzwerkinfrastrukturen gehört auch zum Aufgabengebiet eines KfIS. Dafür muss er Kosten kalkulieren, Angebote einholen und sich um die Beschaffung der benötigten Komponenten kümmern.

Warum sollte man Kauffrau für IT-System-Management werden?

In Zeiten der immer weiter voranschreitenden Digitalisierung sind Experten, die sich mit IT-Infrastrukturen auskennen, extrem gefragt. Kaufleute für IT-System-Management sind die klassischen Branchenkaufleute und können in ganz verschiedenen Bereichen der IT-Branche arbeiten. Die Arbeit bringt also eine hohe Jobsicherheit mit sich. Auch das Gehalt ist ein guter Grund für die Ausbildung.

Wo kann ich als Kaufmann für IT-System-Management arbeiten?

Kaufleute für IT-System-Management arbeiten meistens in Unternehmen, die sich auf den Verkauf und den Vertrieb von IT-Systemen spezialisiert haben und andere Betriebe mit Hardware, Software und Services ausstatten. Mögliche Einsatzbereiche sind der technische IT-Service oder die IT-System-Betreuung. Aber auch im Vertrieb sowie im Marketing oder in der Produkt- und Programmentwicklung finden Kaufleute für IT-System-Management einen Job.

Arbeitszeiten: Kaufleute für IT-System-Management arbeiten in der Regel werktags und haben übliche Büroarbeitszeiten. Nachtschichten, Feiertags- oder Wochenendarbeit werden also nicht auf dich zukommen.

Was muss ich für ein Typ sein, um Kaufmann für IT-System-Management zu werden?

• Techniker: Du solltest großes Interesse an Computern haben und dich gerne mit Technik auseinandersetzen.
• Analytiker: Du beschäftigst dich gern ausführlich mit Prozessen und Abläufen und versuchst Verbesserungspotenziale aufzudecken.  
• Helfer: Du bist kommunikationsstark und hilfst gerne anderen Menschen bei ihren (natürlich gerade auch technischen) Problemen.

Wie läuft die Ausbildung als Kaufmann für IT-System-Management ab?

Die Short-Facts zur Ausbildung:

• Es handelt sich um eine duale Ausbildung (Berufsschule + Betrieb).
• Die Ausbildung dauert 3 Jahre.
• Nach der Ausbildung bist du absoluter Branchenspezialist für den IT-Bereich.

In der ersten Hälfte der Ausbildung werden die Grundlagen, die sogenannten Kernqualifikationen vermittelt. Die werden für alle IT-Berufe benötigt, die gehören nämlich weiterhin zu einer gemeinsamen Berufsfamilie. Deshalb haben Kaufleute für IT-System-Management, Kaufleute für Digitalisierungsmanagement, Fachinformatiker und IT-Systemelektroniker zu Beginn der Ausbildung einen sehr ähnlichen Lehrplan. Erst später überwiegen die sogenannten profilgebenden Ausbildungsinhalte. Da geht es dann um berufsspezifische Aufgaben, die speziell für die Ausübung des jeweiligen Berufs gebraucht wird. Die Ausbildung beendest du mit einer gestreckten Abschlussprüfung.

Was lernt ein Kaufmann für IT-System-Management in der Ausbildung?

In der Ausbildung zum Kaufmann oder zur Kauffrau für IT-System-Management lernst du, wie man Kunden professionell zu IT-Produkten wie Hardware und Software oder Service berät. Neben IT-Fachwissen stehen natürlich auch kaufmännische Inhalte auf dem Lehrplan – zum Beispiel, wie man Wertschöpfungsketten analysiert und die richtigen Schlüsse daraus zieht. Außerdem lernst du, wie ein gutes Projektmanagement aussieht und wie man Netzwerkinfrastrukturen plant. 

1. Ausbildungsjahr

• Arbeitsplatz ausstatten: In diesem Lernfeld geht es um die Einrichtung von Arbeitsplätzen nach Kundenwünschen. Du lernst, wie du mit Kunden umgehst, wie du deren Wünsche mit Hinblick auf die IT-Infrastruktur bestens erfüllst und wie du alle erforderlichen Systeme und Produkte besorgst.  
• Datenverwaltung: Die Verwaltung von Daten mit passender Software ist ebenfalls ein wichtiges Lernfeld im ersten Ausbildungsjahr. Du lernst verschiedene Programme kennen, mit denen du Daten analysieren und kategorisieren kannst.

2. Ausbildungsjahr

• Serviceanfragen: Die Kauffrau für IT-System-Management ist Ansprechpartnerin bei IT-Problemen und nimmt Anfragen entgegen. Im zweiten Ausbildungsjahr lernst du deshalb, wie du mit Kundenumfragen umgehst. Zum Beispiel, wie du Probleme und Anfragen in einem Service-Management-System dokumentierst und nach Priorität ordnest, um den Überblick zu behalten.  
• Softwareprojekt: Ein Kaufmann für IT-System-Management muss dazu in der Lage sein, Software zu entwerfen und zu implementieren – also einzubauen und zum Laufen zu bekommen. In der Ausbildung bekommst du deshalb ein Projekt zugeteilt, das du eigenständig bearbeitest. Beim Entwurf der Software arbeitest du zum Beispiel mit verschiedenen Daten und Algorithmen. Die fertige Software wird natürlich auch ausführlich getestet und der gesamte Projektablauf reflektiert.

3. Ausbildungsjahr

• Wertschöpfungsprozesse: Um Wertschöpfungsprozesse erfolgreich zu steuern, führt der KfIS Kosten- und Leistungsrechnungen durch. Du lernst, wie man Preise kalkuliert und prüft und wie sich Kosten einsparen lassen.  
• Absatzmarketing: der Vertrieb von IT-Produkten gehört zu den Hauptaufgaben der Kauffrau für IT-System-Management. Deshalb werden in der Ausbildung verschiedene Marketing-Maßnahmen gelehrt. Es werden beispielsweise Zielgruppen analysiert, um herauszufinden, wie diese am besten erreicht werden können.

Auszubildende zum Kaufmann für IT-System-Management verdienen im ersten Ausbildungsjahr zwischen 750 und 1.155 Euro brutto im Monat. Im zweiten Ausbildungsjahr steigt das Gehalt auf 805 bis 1.200 Euro und im dritten Jahr bekommen angehende Kaufleute für IT-System-Management 921 bis 1300 Euro. Die große Spannweite entsteht dadurch, dass man die Ausbildung in den unterschiedlichsten Branchen machen kann. Und da gelten jeweils unterschiedliche Tarifverträge.

Ein bekannter Tarifvertrag ist der Tarifvertrag der Metall- und Elektroindustrie. Wirst du danach bezahlt, weil du deine Ausbildung in einem Unternehmen dieser Branche machst, erhältst du je nach Bundesland im ersten Ausbildungsjahr eine monatliche Ausbildungsvergütung von 1.032 bis 1.154 Euro brutto. Im zweiten Jahr gibt's 1.083 bis 1.187 Euro und im letzten Jahr verdienst du 1.159 bis 1.262 Euro brutto.

Deine Ausbildungsvergütung hängt von weiteren Faktoren ab. Die größten Einflussfaktoren sind neben der Branche die Größe des Unternehmens, der Standort und ob du überhaupt nach einem Tarifvertrag bezahlt wirst.

Was ist, wenn mein Betrieb keinen Tarifvertrag hat?

Nicht jeder Betrieb bezahlt nach Tarifvertrag. Ist das auch bei deinem Ausbildungsunternehmen der Fall, ist das nicht schlimm. Die Ausbildungsvergütung wird dann eben frei verhandelt. Meistens ist die Vergütung dann etwas niedriger als bei einem branchenüblichen Tarifvertrag. Trotzdem lohnt es sich, einige Tarifverträge anzuschauen. Die Ausbildungsvergütung darf nämlich nur maximal 20 Prozent geringer ausfallen als bei einem branchenüblichen Tarifvertrag.

Wie viel kann ich als Kaufmann für IT-System-Management später verdienen?

Nach der Ausbildung kannst du mit einem monatlichen Bruttogehalt zwischen 2.500 und 2.800 Euro brutto rechnen. Auch hier hängt wieder viel vom Unternehmen, der Branche und dem Bundesland ab, in dem der Arbeitgeber sitzt. Später verdient ein IT-Systemkaufmann durchschnittlich etwa 3.400 Euro brutto im Monat. Wirst du nach Tarifvertrag bezahlt, ist nach einigen Jahren Berufserfahrung ein Monatsgehalt von bis zu 4.700 Euro möglich. Eine sehr gute Möglichkeit, sein Gehalt zu erhöhen, sind Weiterbildungen. Generell sind Fortbildungen in der IT-Branche enorm wichtig – damit bleibst du nämlich immer auf dem neuesten Stand und du bekommst neue Karrieremöglichkeiten. In einer Führungsposition bei einem großen IT-Unternehmen kannst du beispielsweise um die 5.000 Euro im Monat verdienen.

Fort- und Weiterbildungen sind bei IT-Berufen extrem wichtig. Sie helfen nicht nur dabei, auf dem aktuellsten Stand zu bleiben, sondern eröffnen auch neue Karrieremöglichkeiten. Da du sowohl kaufmännisches Fachwissen als auch IT-Know-how hast, kannst du dich in beiden Richtungen weiterbilden. Außerdem hast du die Möglichkeit, später auch noch ein Studium zu machen.

• Kaufmännische Weiterbildung: Möchtest du den kaufmännischen Aspekt vertiefen, kannst du zum Beispiel eine Weiterbildung zum Betriebswirt Informationsverarbeitung machen. Damit kannst du später eine leitende Position einnehmen und zum Beispiel Schulungstätigkeiten übernehmen.  
• IT-Weiterbildung: Dir macht die Betreuung von Kunden Spaß? Dann bietet sich eine Weiterbildung zum IT-Kundenbetreuer an. Als IT-Kundenbetreuer kümmerst du dich hauptsächlich um den technischen Support verschiedener IT-Systeme und betreust Kunden vollumfänglich – und nicht nur als ein Bereich von vielen. Angefangen von der Anschaffung neuer Soft- und Hardware über die Wartung der Systeme bis hin zur Behebung von Fehlern und Störungen gehört alles das zu deinen Aufgaben.  
• Studium: Nach Abschluss der Ausbildung hast du nicht nur einen Abschluss der IHK in der Tasche, sondern auch die Hochschulzugangsberechtigung – einem Studium steht also nichts mehr im Weg. Bei der Wahl deines Studiums kannst du grundsätzlich zwei unterschiedliche Wege einschlagen: Entweder du konzentrierst dich mehr auf kaufmännische Inhalte oder du vertiefst dein Fachwissen auf IT-Ebene. Ob du dich jetzt für ein kaufmännisches Studium wie Business Administration entscheidest oder für ein IT-technisches Studium wie zum Beispiel Wirtschaftsinformatik – mit einem Studium schaffst du dir neue Karriereperspektiven.

Wie sind die Zukunftsaussichten als Kauffrau für IT-System-Management?

Alle IT-Berufe haben hervorragende Zukunftsaussichten. Die digitale Vernetzung wird für Unternehmen nämlich immer wichtiger und es gibt keine Betriebe mehr, die ohne IT-Infrastruktur auskommen. Dafür braucht es eben Experten wie den IT-Systemkaufmann. Abgesehen von der hohen Jobsicherheit, kannst du dich auch auf ein ordentliches Gehalt freuen – insbesondere dann, wenn du dich fortlaufend weiterbildest und dir dadurch neue Karrierechancen erschließt.

Rein rechtlich gibt es keine bestimmten Voraussetzungen für die Ausbildung zur Kauffrau für IT-System-Management. Natürlich solltest du aber Spaß am Umgang mit Computern haben und ein gewisses technisches Verständnis mitbringen. Kaufmännisches Interesse ist ebenfalls wichtig, denn das ist auch ein wichtiger Teil der Ausbildung.

Welchen Schulabschluss brauche ich für die Ausbildung als Kaufmann für IT-System-Management?

Die meisten Unternehmen stellen Azubis mit Hochschulreife ein. Aber auch mit einem guten Realschulabschluss ist es möglich, die Ausbildung zu machen.

Relevante Schulfächer:

• Mathe: Gute Leistungen in Mathe und ein gutes Zahlenverständnis sind extrem wichtig, denn du wirst täglich mit Zahlen zu tun haben.  
• Informatik: Informatik gibt es mittlerweile an fast allen Schulen als Schulfach. Wer sich für einen IT-Beruf interessiert, sollte natürlich im IT-Unterricht gut aufgepasst haben. Das bietet nämlich eine super Grundlage, auf die du in der Ausbildung aufbauen kannst.  
• Englisch: Englisch ist nicht nur Weltsprache Nummer eins, sondern auch die Sprache der Computerwelt. Ohne beziehungsweise mit schlechten Englischkenntnissen wird es ziemlich schwierig.

Was verschafft mir einen Vorteil gegenüber anderen Bewerbern?

Wer bereits bei der Bewerbung mit IT-Vorkenntnissen punkten kann, hat einen klaren Vorteil. Ein Praktikum in einem IT-Unternehmen, gute Noten im Informatik-Unterricht oder ein Hobby, das mit Computern zu tun hat, sind super. Erwähne das unbedingt in deinem Anschreiben.

Gibt es Besonderheiten bei der Bewerbung?

Wie es für eine duale Ausbildung üblich ist, bewirbst du dich direkt beim Unternehmen mit deinen normalen Bewerbungsunterlagen – also Anschreiben, tabellarischem Lebenslauf und Anhängen. Als Anhänge solltest du auf jeden Fall deine Zeugnisse einreichen. Ansonsten kannst du auch Zertifikate einreichen – wichtig ist nur, dass die zusätzlichen Dokumente einen Bezug zur Ausbildung haben. In unserem Bewerbungsratgeber findest du alle Infos, die du brauchst – zum Beispiel zur Online-Bewerbung.