Ausbildung zum Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement

Gemahlener Kaffee hat, wie viele andere Konsumgüter auch, einen langen Weg vor sich, bis er schließlich beim Endverbraucher landet: Rohstoffe werden angebaut oder produziert, verkauft und weiterverarbeitet und schaffen es nach vielen Prozessen an ihren Bestimmungsort, wie etwa den Einzelhandel. Kaufleute für Groß- und Außenhandelsmanagement spielen dabei eine entscheidende Rolle und sind für die blühende Wirtschaft in Deutschland unerlässlich – denn sie sind das Bindeglied zwischen Herstellern von Waren und Handels- und Industrieunternehmen.

Neue Ausbildungsordnung: Im August 2020 hat dieser Beruf eine neue Ausbildungsordnung bekommen. Damit hat sich unter anderem der Name geändert: Aus dem Kaufmann im Groß- und Außenhandel wurde der Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement. Daran merkt man schon, dass in der Ausbildung Skills im Bereich Management verstärkt geschult werden. Denn eine wichtige Aufgabe von Kaufleuten für Groß- und Außenhandelsmanagement ist es, die Wertschöpfungskette zu planen und zu optimieren – also den Weg eines Produkts oder einer Dienstleistung zum Verbraucher.

• Waren einkaufen: Kaufleute für Groß- und Außenhandelsmanagement kaufen Waren und Güter bei Herstellern ein, um sie an andere Unternehmen weiterzuverkaufen. Bei Supermarktketten sind sie beispielsweise dafür zuständig, dass bestimmte Produkte, wie Lebensmittel, in das Sortiment der einzelnen Filialen aufgenommen werden können. So kommt es etwa vor, dass ein bestimmtes Geschäft eine spezielle Marke an Getränken anbietet, andere aber wiederum nicht. Zu den Hauptaufgabengebieten von Kaufleuten für Groß- und Außenhandelsmanagement gehört also der Ein- und Verkauf von ganz unterschiedlichen Waren – und das in großen Mengen.
• Liefertermine überwachen: Nach Abwicklung von Ein- und Verkäufen kümmert sich der Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement auch um logistische Prozesse – er überwacht die Lieferungen und prüft, ob beispielsweise die Liefertermine eingehalten werden können. Das ist schließlich wichtig für den Weiterverkauf der Produkte oder auch für den Fall, dass Rohstoffe geliefert werden sollen, die zu anderen Gütern weiterverarbeitet werden, wie zum Beispiel Stahlträger im Baugewerbe. 
• Güter annehmen und kontrollieren: Regelmäßig sind die Kaufmänner und -frauen für Groß- und Außenhandelsmanagement auch im Lager anzutreffen, wo sie nach Annahme der Lieferungen prüfen, ob die Waren auch im gewünschten Zustand angekommen sind: Ist die Ware einwandfrei geliefert worden? Entspricht die Stückzahl auch der bestellten Menge? Kann ein reibungsloser Ablauf für alle beteiligten Händler und Firmen garantiert werden? Mit diesen Kontrollen stellen sie sicher, dass es auf Seiten der Kunden nicht zu Beschwerden kommt. 
• Verkaufsverhandlungen führen: Zu den Aufgaben der Kaufleute für Groß- und Außenhandelsmanagement gehört auch der Vertrieb: Sie stellen Kontakte zu interessierten Betrieben her, die Hersteller für bestimmte Produkte suchen, und handeln Angebote aus. Wie hoch ist der Stückpreis der gewünschten Ware? Wie hoch fallen die Lieferkosten aus? An welchen Stellen kann wirtschaftlich, das heißt sparsam, kalkuliert werden? In diesem Zug beraten sie ihre Kunden und verhandeln unter Umständen mit Lieferanten, um noch bessere Angebote einzuholen.
• Lager verwalten: Sobald ein Kunde anruft, um beispielsweise eine neue Lieferung Automobilteile zu bestellen, prüft der Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement, ob die Produkte auf Lager sind oder ob beim Hersteller Nachschub beantragt werden muss. Aus diesem Grund müssen Lagerbestände stetig kontrolliert werden, sodass ein reibungsloser Ablauf gewährleistet ist. 
• Geschäftsabläufe dokumentieren: Zu den Tätigkeiten der Kauffrauen und -männer für Groß- und Außenhandelsmanagement gehören auch allgemeine Verwaltungsaufgaben. Postsendungen wie Rechnungen müssen entgegengenommen und ordnungsgemäß abgelegt werden. Alle Bestellungen und Lieferungen werden außerdem ausführlich dokumentiert.

Was ist der Unterschied zwischen Groß- und Außenhandel?

Kaufleute im Bereich Großhandel arbeiten in entsprechenden Großhandelsunternehmen, die sich mit dem Ein- und Verkaufen von Handelsgütern in großem Ausmaß beschäftigen. Im Gegensatz dazu sind Kaufmänner im Außenhandel in Firmen beschäftigt, welche sich auf Importe und Exporte aus dem Ausland spezialisieren.

Kaufmänner und -frauen für Groß- und Außenhandelsmanagement sind in den unterschiedlichsten Wirtschaftsbereichen einsetzbar. Ob sie für Lieferungen im Handel zuständig sind oder aber in der Metallindustrie die Rohstoffversorgung koordinieren – die Prozesse und Arbeitsweisen ähneln sich in diesem Beruf in den meisten Bereichen. Deshalb finden sie in fast jeder Branche eine Anstellung.

Deine Einsatzorte auf einen Blick

• Handel
• Chemieindustrie
• Fahrzeugbau
• Pharmazie
• Elektroindustrie
• Metallindustrie
• Nahrungsmittelherstellung
• Textilbranche
• Ver- und Entsorgungsbranche

Warum sollte man Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement werden?

Nicht ohne Grund gehört der Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement zu den beliebtesten Berufen in Deutschland: Die Wirtschaft boomt und Import- und Exportgeschäfte tragen einen großen Teil dazu bei. Dementsprechend ist die Nachfrage nach qualifizierten Fachleuten hoch, weswegen dieser Beruf ein Job mit hervorragenden Zukunftsaussichten ist.

Wie sind die Arbeitszeiten als Kauffrau für Groß- und Außenhandelsmanagement?

In diesem Beruf ist eine Arbeitszeit von 40 Stunden in der Woche üblich. Dienste am Wochenende und Überstunden sind abhängig vom jeweiligen Unternehmen.

Welche Arbeitskleidung tragen Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement?

Kaufleute für Groß- und Außenhandelsmanagement tragen zwar keine vorgeschriebene Arbeitskleidung, aber legen viel Wert auf ihr äußeres Erscheinungsbild: Da Termine im Außendienst anstehen können oder spontaner Kundenbesuch vorkommen kann, ist seriöse Kleidung – wie etwa schlichte Blusen oder Hemden kombiniert mit Blazern oder Sakkos – sehr wichtig.

Was muss ich für ein Typ sein, um Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement zu werden?

Zahlengenie: Der Umgang mit Zahlen sollte für dich kein Problem sein, denn schließlich wirst du Angebote und Rechnungen erstellen und in deinem Job für einige Aufgaben der Buchhaltung zuständig sein.

Organisationstalent: Gute Organisation ist das Wichtigste: Du hast einen Überblick darüber, wann Rechnungen rausgehen, wann Termine anstehen und wann die neuen Lieferungen eintreffen. Um das zu koordinieren, hast du ein Talent für organisatorische Dinge.

Menschenfreund: Für den Einkauf und Verkauf darfst du dich nicht scheuen, mit Kunden und Lieferanten in Kontakt zu treten. Ob telefonisch oder auf Dienstreisen ganz persönlich – du wirkst auf andere Menschen sympathisch und überzeugend.

Wie läuft die Ausbildung zur Kauffrau für Groß- und Außenhandelsmanagement ab?

Bei dem Ausbildungsberuf zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement handelt es sich um eine klassische duale Ausbildung. Das bedeutet, dass der praktische Teil der Ausbildung im Ausbildungsbetrieb stattfindet, während die Theorie an mehreren Tagen in der Woche – oder auch in Form von Blockunterricht – an einer Berufsschule gelehrt wird.

Die Auszubildenden entscheiden sich zu Beginn ihrer Ausbildung für eine Fachrichtung: Großhandel oder Außenhandel. In der Stellenausschreibung ist meistens schon eine Fachrichtung vorgegeben. In den ersten beiden Ausbildungsjahren werden an der Berufsschule zwar grundlegende Kenntnisse in beiden Bereichen vermittelt, sodass die Azubis weiterhin gemeinsam unterrichtet werden. Im letzten Jahr fokussiert sich die Ausbildung dann aber auf die gewählte Fachrichtung.

NEU: Mit der Ausbildungsordnung, die seit 2020 gilt, wurde die Ausbildung zur Kauffrau für Groß- und Außenhandelsmanagement modernisiert. Die beiden bisherigen Fachrichtungen bleiben erhalten. Neuerdings wird der Fokus noch mehr auf Kompetenzen rund um das Thema Wertschöpfungskette liegen. Wie kann der Warentransport günstiger werden? Wie wird die Produktion nachhaltiger, wie die Lagerung effizienter? Um solche Fragen zu beantworten, stehen Kaufleute für Groß- und Außenhandelsmanagement in Kontakt mit Herstellern, Lieferanten und Wiederverkäufern, sie betreiben also sogenanntes Schnittstellenmanagement.

Auch aus der Digitalisierung heraus ergeben sich Änderungen für die Ausbildung: Der Einsatz digitaler Mittel ist integrativer Bestandteil aller Lernfelder. In der Ausbildungsordnung ist jetzt zum Beispiel auch festgelegt, dass Auszubildende den Umgang mit E-Business-Systemen in der Ressourcenplanung oder mit Onlinekanälen zur Produktvertreibung kennenlernen.

Neu eingeführt wurde auch die gestreckte Abschlussprüfung. Damit entfällt die bisherige Zwischenprüfung. Stattdessen findet die Abschlussprüfung in zwei Teilen statt.

Info: Schülerinnen und Schüler, die sich für den Schwerpunkt Außenhandel interessieren, sollten also im Vorhinein einen Ausbildungsplatz bei einem international tätigen Betrieb suchen.

Was lernt ein Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement während der Ausbildung?

Der Ausbildungsrahmenplan setzt sich aus fachrichtungsübergreifenden und fachrichtungsspezifischen Fertigkeiten zusammen. Während zum Beispiel Auszubildende der Fachrichtung Großhandel sich intensiv mit Lagerlogistik auseinandersetzen, beschäftigten sich Azubis im Bereich Außenhandel mehr mit ausländischen Märkten. Wie man Kunden berät, Marketingmaßnahmen plant oder das Warensortiment zusammenstellt, müssen aber natürlich alle Auszubildenden, egal welcher Fachrichtung, lernen. Außerdem gibt es noch ein paar allgemeine Fächer wie Arbeits- und Umweltschutz. Da Fremdsprachen insbesondere für die Azubis der Fachrichtung Außenhandel im Beruf wichtig sind, werden relevante Themen auch auf Englisch behandelt.

• Aufträge kundenorientiert bearbeiten: Während ihrer Ausbildung befassen sich angehende Kaufleute für Groß- und Außenhandelsmanagement mit dem Thema kundenorientiertem Arbeiten: Wie spreche ich freundlich und hilfsbereit mit den Kunden? Was muss ich bei Verhandlungen mit Lieferanten beachten? Wie verhalte ich mich, wenn plötzlich ein Konflikt während des Telefonats entsteht? Zur Bearbeitung von Aufträgen gehören des Weiteren auch rechtliche Grundlagen, wie der Verbraucherschutz, das UN-Kaufrecht und Bestimmungen rund um genehmigungsfreie und genehmigungspflichtige Exporte.
• Beschaffungsprozesse planen, steuern und durchführen: Unter Berücksichtigung ökonomischer und rechtlicher Aspekte koordinieren und steuern die Auszubildenden alle Beschaffungsprozesse von Waren. Sie führen Analysen durch und wissen dann genau, welche Mengen an Gütern im Lager vorrätig sein müssen, wie lange neue Lieferungen benötigen und kennen alle rechtlichen Details, die in Kaufverträgen oder Dokumenten vermerkt werden müssen. 
• Personalwirtschaftliche Aufgaben wahrnehmen: Im zweiten Ausbildungsjahr lernen die Azubis Personaleinsätze zu organisieren. Wenn beispielsweise neue Mitarbeiter eingestellt werden, können sie Bewerbungen beurteilen und Bewerber über das Tagesgeschäft informieren. Sie kennen sich zudem bald mit Entgeltabrechnungen und Einkommenssteuererklärungen aus. 
• Logistische Prozesse planen, steuern und kontrollieren: Supply Chain Management ist den angehenden Kaufleuten für Groß- und Außenhandelsmanagement vor ihrer Ausbildung vielleicht kein Begriff, aber spätestens im zweiten Jahr lernen sie alles, was sie zum Thema Logistik und Lagerung wissen müssen. 
• Marketing planen, durchführen und kontrollieren: Da Marketing – also Werbemaßnahmen – zum Erfolg eines Unternehmens entscheidend beiträgt, wird in der Berufsschule auch thematisiert, wie Markforschungsanalysen durchgeführt werden, um so Produkte in der Wirtschaft einordnen zu können und sich ein Bild von der Konkurrenz zu machen. Auf Grundlage dessen können dann Werbemaßnahmen ergriffen werden. 
• Finanzierungsentscheidungen treffen: Zum Beruf gehören auch die Analyse und Planung der Finanzen: Wie sieht die aktuelle Finanzsituation des Betriebs aus? Welche Finanzierungsmöglichkeiten gibt es? Was könnten die Folgen von Fehlentscheidungen sein?

Die Zukunftsaussichten sind in diesem Ausbildungsberuf sehr gut. Aufgrund der wichtigen Position, die Kaufleute für Groß- und Außenhandelsmanagement in der Wirtschaft einnehmen, wird die Nachfrage nach guten Handelsexperten auch in Zukunft hoch sein. Du hast du in diesem Job vor allem dann gute Perspektiven, wenn du auch offen bist für digitale Themen: Neue Technologien aus dem Bereich IT erleichtern die Arbeit von Kaufleuten für Groß- und Außenhandelsmanagement. Elektronische Rechnungen – E-Invoicing –, Smart Conctracts, also digitale Verträge, oder die Überwachung der Lagerbestände mithilfe von Warehouse-Management-Systemen spielen zukünftig eine größere Rolle. Mit der neu geordneten Ausbildung zur Kauffrau für Groß- und Außenhandelsmanagements bist du bestens vorbereitet auf diese Entwicklungen.

Welche Fort- und Weiterbildungen gibt es?

• Staatlich geprüfter Betriebswirt: Nach der Ausbildung besteht die Möglichkeit, eine Weiterbildung zum Betriebswirt in den Bereichen Logistik, Handel oder Absatz/Marketing, beispielsweise an einer Wirtschaftsakademie oder einer Fachschule, zu absolvieren. Betriebswirte übernehmen in ihrer Rolle mehr Personal- und Budgetverantwortung. Die Weiterbildung kann entweder in Vollzeit in einem Jahr, oder aber in Teilzeit in zwei Jahren abgeschlossen werden.
• Weiterbildung zum Fachkaufmann: Diese Weiterbildung ist vergleichbar mit einem Meistertitel im Handwerk. Während der Fortbildung, die in sechs Monaten (Vollzeit) oder achtzehn Monaten (Teilzeit) abgeschlossen werden kann, wird bereits erlerntes Wissen noch weiter vertieft, um einen Expertenstatus zu erreichen.

Was verdient ein Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement während der Ausbildung? Im Groß- und Außenhandel wird in den meisten Fällen nach Tarifverträgen bezahlt, die je nach Branche unterschiedlich ausfallen können. Es gibt Tarifvereinbarungen, die speziell für den Bereich Groß- und Außenhandel gelten, allerdings kann es auch vorkommen, dass ein Azubi in der Chemieindustrie nach einem Tarifvertrag für diese Branche vergütet wird. Was außerdem die Regel ist: In den alten Bundesländern, also in West- und Süddeutschland, fallen die Vergütungen etwas höher aus als in den neuen Bundesländern Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen. Laut Tarifvertrag für den Groß- und Außenhandel bekommt ein Azubi aus Bayern im ersten Jahr der Ausbildung ab dem 1. September 2022 rund 1.054 Euro brutto im Monat (im dritten Jahr 1.144 Euro), während jemand in einem Betrieb in Sachsen-Anhalt etwa 984 Euro brutto (Stand 2023) verdient (im dritten Ausbildungsjahr 1.096 Euro).

Wie viel kann ich als Kauffrau für Groß- und Außenhandelsmanagement später verdienen?

Auch nach Abschluss der Ausbildung wird in vielen unterschiedlichen Branchen nach Tarif bezahlt. Ein Vorteil von Tarifverträgen ist, dass du dein Gehalt und auch Gehaltserhöhungen nicht aushandeln musst, sondern einen festgelegten Betrag bekommst, der mit zunehmenden Berufsjahren automatisch ansteigt. Arbeitest du bei einem Unternehmen in NRW, das nach dem Tarifvertrag im Groß- und Außenhandel vergütet, verdienst du mit abgeschlossener Ausbildung als Berufseinsteiger in der Regel knapp 2.414 Euro brutto im Monat. In leitender Position, etwa als Leiter des Verkaufsbereichs deiner Firma, ist deutlich mehr Gehalt möglich, nämlich monatlich rund 4.500 Euro brutto. Das setzt aber einige Jahre Berufserfahrung heraus und auch die entsprechende Qualifikation.

Rechtlich gesehen sind keine fachlichen Voraussetzungen für die Bewerbung vorgeschrieben.

Welchen Schulabschluss brauche ich für die Ausbildung als Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement?

Ein bestimmter Schulabschluss ist für die Ausbildung zwar nicht festgelegt, jedoch bevorzugen viele Betriebe Bewerber mit Abitur oder mittlerem Bildungsabschluss.

Fachrichtung Großhandel:

• Hauptschulabschluss: 5 %
• Mittlerer Schulabschluss: 42 %
• Hochschulreife: 51 %

Fachrichtung Außenhandel:

• Hauptschulabschluss: 2 %
• Mittlerer Schulabschluss: 22 %
• Hochschulreife: 73 %

Relevante Schulfächer

• Deutsch: Kommunikation ist bei Kaufleuten ungemein wichtig – deshalb sind gute Kenntnisse in der deutschen Grammatik und Rechtschreibung sowie im sprachlichen Ausdruck notwendig.
• Mathematik: Grundlagen im Rechnungswesen sollten die Auszubildenden für das Kalkulieren und Erstellen von Angeboten und Rechnungen sicher beherrschen.
• Englisch/weitere Fremdsprachen: Insbesondere für Kaufleute im Außenhandel sind Fremdsprachenkenntnisse sehr von Vorteil, da bei internationalen Geschäften meist auf Englisch als Verhandlungs- und Schriftsprache zurückgegriffen wird.

Gibt es Besonderheiten bei der Bewerbung?

Wer sich für diesen Ausbildungsberuf bewerben möchte, sollte auf einen klassischen Aufbau von Anschreiben und Lebenslauf setzen.